Какво е прессъобщение и как се пише до медиите?

Знаете ли, че едно добре подготвено прессъобщение може да осигури безплатна реклама за вашия бизнес пред хиляди хора? То е един от най-ефективните начини да привлечете внимание към това, което правите, и да стигнете до по-широка публика чрез медиите.

Прессъобщението е удобен начин организациите да съобщят важна новина пред повече хора. То помага информацията да стигне бързо и разбираемо до медиите и да улесни работата на журналистите.

В тази статия ще научим какво е прессъобщение, кога и защо да го използваме, как се пише прессъобщение по правилния начин и как да го изпратим така, че да бъде забелязано от медиите.

Какво е прессъобщение?

Прессъобщението е кратък, официален текст, с който една организация споделя важна новина или събитие с медиите. Това може да бъде откриване на нов офис, начало на курс, партньорство или друга значима инициатива.

Целта му е да информира журналистите и редакторите, които след това могат да разкажат историята на по-широка аудитория.

Важно е прессъобщението да бъде написано ясно, стегнато и да съдържа само най-важните факти. Правилното писане на прессъобщение може да бъде ключов фактор за успеха на вашата новина.

Най-често се използва в работна, образователна или обществена среда, когато искате да привлечете внимание към нещо ново и важно.

Защо е важно прессъобщението?

Прессъобщението е полезен инструмент не само за да привлечете внимание от медиите, но и за да подобрите връзката си с клиенти, партньори и широката общественост.

Когато е добре написано, то показва, че организацията ви работи професионално, че има какво да сподели и че цени точната и навременна информация.

Освен това, прессъобщението прави лесно за хората да научат какво ново се случва при вас и как могат да се включат или да се възползват от предложенията на бизнеса или организацията ви.

• Безплатен PR – медиите може да публикуват вашата новина без заплащане на рекламни такси, стига да я намерят за интересна.
• Бързо разпространение – едно прессъобщение достига до широк кръг журналисти и сайтове за минути.
• Утвърждава авторитет – показва, че вашата организация е активна и информирана.
• Контролирано съобщение – вие решавате кои факти и детайли да бъдат представени.

Кога да изпратите прессъобщение до медиите?

Почти всяка организация в даден момент има какво важно да сподели с хората. Това може да бъде нов продукт, събитие, успех или полезна инициатива. 

Когато имате такава новина, прессъобщението е добър начин да стигнете до медиите и чрез тях – до по-широка публика. 

Най-добре е да го изпратите, докато темата е още свежа и би предизвикала интерес сред читателите или зрителите. 

За планирани събития е препоръчително прессъобщението да се изпрати между 1 и 2 седмици предварително, а при по-мащабни или национални инициативи – дори 3–4 седмици преди датата, за да има време да бъде разгледано, одобрено и публикувано навреме.

• При откриване на нов офис или клон.
• При стартиране на важен проект или кампания.
• За представяне на нов продукт или услуга.
• При партньорства и колаборации.
• При отличия, награди или класации.
• За спешни или кризисни ситуации.

Как се пише прессъобщение?

За да бъде едно прессъобщение ефективно, е важно не само какво казваме, но и как го подреждаме. 

Структурата му трябва да бъде ясна, логична и лесна за сканиране от журналисти, които често получават десетки подобни съобщения на ден. 

Ето и едно прессъобщение пример със стандартните елементи:

Заглавие на прессъобщение

Привлича вниманието и обобщава новината. Добре е да бъде конкретно, интересно и да съдържа новината в едно изречение. Избягвайте дълги или неясни заглавия, които могат да се загубят сред множеството съобщения. 

Пример: „Advance Academy открива учебен център в Шумен с безплатни демонстрации“

Подзаглавие (по желание, 1–2 изречения)

Разширява заглавието. Може да добави контекст, конкретика или причина, поради която новината е важна. Добре е да бъде ясно, смислено и да не повтаря директно заглавието.

Дата и място

Винаги записвайте първо мястото, после датата. Това е стандарт в повечето медии и помага на журналистите бързо да се ориентират кога и къде се случва събитието. Не пропускайте този ред, защото е ключов за контекста. 

Пример: Шумен, 23 май 2025 г.

Увод (lead)

Най-важният абзац, отговаря на 5-те W (Who, What, When, Where, Why / Кой, Какво, Кога, Къде, Защо). В този абзац трябва да присъстват най-съществените факти от новината – кой организира, какво се случва, кога, къде и защо е важно. Журналистите често четат само увода, затова той трябва да е ясен, конкретен и интригуващ. 

Пример: „На 23 септември Advance Academy открива нов учебен център в Шумен. В рамките на събитието ученици и родители ще могат да участват в безплатни демонстрации по програмиране и 3D печат.“

Основно съдържание

2–4 абзаца с подробности – програма, интервюта, цифри и факти. Тук разказвате историята в дълбочина – какво точно ще се случи, кои са участниците, има ли важни факти или статистика. Това е сърцевината на прессъобщението и трябва да бъде интересно, структурирано и лесно за разбиране.

Цитат

Включете мнение от ръководител или ключов участник. Добре подбран цитат добавя човешки елемент и придава достоверност и емоционален заряд на прессъобщението. Той може да изрази визията, мотивацията или очакванията, свързани със събитието или новината.

Допълнителна информация

Кратко представяне на вашата организация (1 параграф). Този абзац помага на журналистите да разберат кой стои зад новината. Включете основна информация за дейността, мисията или опита ви, която придава тежест и контекст на съобщението.

Контакти

Име и длъжност на контактно лице, телефон, имейл и уебсайт. Уверете се, че посоченото лице е наясно с новината и може да отговори на въпроси от страна на медиите. Добре е контактната информация да бъде актуална и лесна за откриване в края на съобщението.

Полезни съвети и правила при писане на прессъобщение

Преди да финализирате текста, отделете време да проверите дали всичко е ясно и разбираемо.

Прегледайте структурата, фактите и езика, за да сте сигурни, че съобщението е коректно и лесно за възприемане.

Така ще избегнете често срещани грешки и ще направите съобщението максимално въздействащо. Следвайте тези основни правила за прессъобщение:

• Яснота и прецизност: Никакви двусмислия и преувеличения.
• Кратки параграфи: До 3 изречения на абзац за по-лесно четене.
• Факти пред хвалби: Оставете журналиста да оцени.
• Двойна проверка: Правопис, имена, дати и факти.
• След изпращане: Обаждане 2–3 дни по-късно за потвърждение.

Как да изпратите прессъобщение до медиите?

Изпращането на прессъобщение е не просто механично действие, а възможност да изградите добри отношения с медиите.

Подходете с внимание към детайлите и се поставете на мястото на журналиста: какво би го накарало да прочете и използва точно вашата информация?

• Съставете медийна база: Направете списък с медии, които пишат по теми, свързани с вашата новина. Включете конкретни журналисти, ако е възможно.
• Личен контакт: Намерете имейл на журналист с име и длъжност, вместо да използвате общи имейли като „info@“. Това показва внимание и увеличава шанса съобщението да бъде прочетено.
• Тема на имейла: Кратка и привлекателна.
  Примерно: „Покана: откриване на нов учебен център в Шумен – Advance Academy“.
• Текст на имейла: Започнете имейла с кратък и приятелски абзац, в който да се представите и да обясните защо изпращате съобщението.
  Например: „Здравейте, казвам се Мария и съм част от екипа на Advance Academy. Пишем ви, за да споделим една интересна инициатива, която смятаме, че ще представлява интерес за вашите читатели.“

Прикачени файлове: Когато изпращате прессъобщение има два основни начина, по които можете да го направите:

• Първият вариант е да поставите самия текст на прессъобщението директно в тялото на имейла. Ако имате изображения, изпратете ги като прикачени файлове в същия имейл.
• Вторият вариант е да изпратите прессъобщението във формат PDF, така че да изглежда точно така, както искате да бъде представено – с форматиране, лого и изображения на правилните места. В този случай е добре да прикачите отново изображенията отделно, в отделни файлове, за да могат журналистите лесно да ги използват.

Когато текстът ви е добре структуриран и го изпратите навреме до правилните хора, шансът вашето прессъобщение да бъде публикувано значително се увеличава. 

Това означава повече видимост за новината ви и по-голям интерес от аудиторията, до която искате да достигнете.

Не забравяйте, че журналистите работят под напрежение и ценят кратките, ясни и стойностни послания. Затова подхождайте с уважение, пишете с тон, който е делови, но човешки, и предоставяйте точни факти, вместо да се опитвате да рекламирате прекалено. 

С времето и малко практика ще усетите как да създавате прессъобщения, които се открояват сред останалите и привличат вниманието на медиите.